Vandaag kreeg ik een bijzonder onaangenaam bericht met betrekking tot mijn Credit Card. Gelukkig niet die van mijzelf maar de Credit Card die ik heb van het bedrijf voor alle zakelijke onkosten die ik maak. We zijn verplicht die te gebruiken voor alle transacties die met het werk te maken hebben en het is eigenlijk strikt verboden om je eigen Credit Card daarvoor te gebruiken en dan achteraf de kosten bij de baas in te dienen.

Het gaat daarbij in mijn geval om kosten die ik maak op mijn zakelijke trips, zoals de kosten van de vliegtickets , de hotelkosten en taxi’s en dergelijke. Die kosten komen op mijn zakelijke Credit Card en ik moet die kosten dan koppelen aan een interne bedrijfscode zodat onze afdeling Financiën weet waarvoor de kosten zijn gemaakt en door wie. Het bedrag wordt pas betaald als ik die interne code aan de betaling heb gekoppeld.

Om even uit te leggen hoe het precies werkt, mijn reizen zijn altijd ten behoeve van een ander team of project, en die moeten in feite voor mijn diensten en onkosten betalen. Dat is uiteraard allemaal intern (vandaar dat een ouwe collega van mij wel eens zei dat het eigenlijk om Monopoly-geld gaat), maar het is wel een formeel proces ten behoeve van de interne boekhouding. Het team of het project waar ik voor werk geeft mij een code die gekoppeld is aan hun budget en de kosten die ik maak worden dan doorberekend op hun budget.

Het vervelende bericht wat ik heb gehad betreft de kosten die ik heb gemaakt ten behoeve van de cursus die ik in February heb gegeven in Bengaluru in India. Ik heb van dat team ondanks veel aandringen van mijn kant nog steeds geen code gehad om mijn gemaakte uren en de kosten voor vliegtickets en hotel op te boeken, en die posten staan dus nog open op mijn Credit Card rekening. Ik heb nu een aanmaning gehad om dit af te handelen binnen vier weken, als ik dat niet doe dan wordt mijn Credit Card geblokkeerd.

Dat zou bijzonder onaangename gevolgen hebben en niet alleen voor mij, want ik kan dan in feite niet meer reizen. Ik zou mijn al geplande cursus op Trinidad & Tobago moeten afzeggen en daardoor zouden een aantal andere mensen ook worden gedupeerd. Ik ben dus druk bezig om te proberen dit op te lossen maar de tijd begint wel te dringen…